Wat je moet weten over kilometerregistratiesystemen en de 5 beste apps

Er zijn zowel betaalde als gratis ritregistratiesystemen. Zowel complete softwarepakketten als eenvoudige apps op je telefoon. Maar daar zit ook meteen de moeilijkheid, want hoe kies je een goed kilometerregistratiesysteem uit? In dit artikel helpen we je graag op weg met handige tips en een overzicht van 5 goedwerkende en gebruiksvriendelijke registratiesystemen om je gereden kilometers makkelijk en snel bij te houden. 

Eisen van de belastingdienst aan ritregistratie

De belastingdienst heeft een aantal eisen opgesteld waar kilometerregistratie aan moet voldoen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen personen auto’s, bestelauto’s en rij-instructeurs. Deze laatste twee groepen kunnen het met een vereenvoudigde versie doen, mits er aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Deze staan beschreven op de website van de belastingdienst. Het kilometerregistratiesysteem voor personenauto’s dient te voldoen aan:

• Vermelding van merk en type auto;
• Kentekenvermelding;
• Periode waarop de registratie betrekking heeft;
• Per rit: de datum, kilometerbegin- en eindstand, aankomst- en vertrekadres, de gereden route, zakelijk- of privégebruik.

Soorten kilometerregistratiesystemen

Je kunt jouw kilometers op verschillende manieren bijhouden. De vier meest gebruikte methodes zijn:

Black box

In de auto wordt de zogenoemde black box geïnstalleerd, dit is een soort compacte minicomputer die alle gegevens van de auto registreert en opslaat. Afhankelijk van het merk zijn deze online, in PDF of in Excel in te lezen.

App

Een app is makkelijk te installeren en goedkoop in aanschaf. Helaas kost het wel veel data. De werking is afhankelijk van de gebruiker en dus niet waterdicht bewijsmateriaal. 

GPS

Met deze methode heb je weinig onderhoud, de gegevens kunnen zo van de GPS naar de belastingdienst worden verzonden. Helaas moet je er wel zelf op letten dat de GPS continue werkt en niet vergeten wordt.

Track & Trace

Hiermee weet je altijd waar een auto zich bevindt, alle ritten worden van begin tot einde geregistreerd.

Het keurmerk RRS

Een aantal leveranciers heeft een keurmerk ontwikkeld dat de goedkeuring van de belastingdienst heeft gekregen; Keurmerk RitRegistratieSystemen. Software met dit keurmerk geeft een waterdichte registratie aan, maar voorkomt niet een eventuele belastingcontrole.

Sommige leveranciers hebben meerdere systemen of verschillende varianten, allen met het keurmerk. De prijsverschillen tussen deze aanbieders zijn echter groot en niet altijd transparant. De meeste leveranciers werken met een zogenoemde ‘black-box’, een soort computer die in de auto wordt ingebouwd om alle gegevens te registreren. Routevision werkt bijvoorbeeld met zo’n black-box, die uiteraard aan alle wettelijke eisen voldoet. Je sluit een abonnement af voor een periode van 5 jaar.  Bij Track Jack heb je de keuze uit een maandelijks all-in abonnement of eenmalige aanschafkosten en een gebruikersfee. Ritassist bouwt ook een black-box in en is ieder moment opzegbaar. TomTom biedt zowel een plug and play als een ingebouwd systeem aan. Ze bieden all-inclusive abonnementen aan in twee verschillende versies.  Deze zijn af te sluiten voor een periode van minimaal 12 maanden. 

Top 5 beste kilometerregistratie-apps

De gemakkelijkste manier voor een registratie is een app. Er worden  verschillende apps aangeboden, zowel betaalde als gratis varianten. Apps zijn niet zo waterdicht als een ingebouwde black box want het gebruik is afhankelijk van de bestuurder. Onderstaand overzicht is uiteraard niet uitputtend en misschien maak jij wel gebruik van een app waar je heel erg tevreden over bent. Laat ons gerust weten als jij vindt dat deze lijst uitgebreid moet worden. 

Ritbewijs – Android & Iphone

Keuze uit twee pakketten, na een maand gratis uitproberen kun je overgaan op een maandelijks of jaarlijks abonnement. Ritbewijs is een gebruikersvriendelijke app die niet je route volgt maar alleen je bestemming noteert. Ook heeft deze app een voorspellend vermogen omdat de meeste mensen regelmatig dezelfde routes rijden. Alle gegevens zijn te exporteren naar Excel.

CTA - Android

Een goede app die uitgebreide informatie levert. Alle gegevens zijn te exporteren en via Excel in te lezen. Invoer gaat via jouw telefoon of tablet. De basisversie is kosteloos en de volledige versie heb je voor € 3,99 gedownload.

Coen – Iphone

Strak en simpel vormgegeven voldoet Coen aan alle eisen die jij als zzp’er aan een registratiesysteem stelt. Coen houdt niet alleen je kilometers maar ook je uren bij, en dat voor € 3,49.

Routereg – Iphone

Deze app is te downloaden voor €6,99 en heeft vele positieve reviews. Voor IOS gebruikers een ideale app omdat alles in de Cloud wordt opgeslagen. Door gebruik te maken van GPS hotspots noteert de app de gereden kilometers bij aankomst.

ZZ track – Android

Wat Coen doet voor de Apple gebruikers doet ZZ track voor de Android liefhebbers. Uren, kilometers en projecten kun je gemakkelijk bijhouden met deze gratis app. Je kunt eenvoudig je smartphone synchroniseren met de desktop software zodat je altijd alle benodigde informatie bij de hand hebt.